Logiciel de gestion de parc automobile : l’outil indispensable pour optimiser le coût de votre flotte -

Logiciel de gestion de parc automobile : l’outil indispensable pour optimiser le coût de votre flotte

28 octobre 2020

Le retour sur investissement d’un logiciel de gestion de flotte auto

Quand une entreprise fait le choix d’investir dans un outil ou du matériel, il est parfaitement légitime qu’elle souhaite obtenir un retour sur investissement (ROI) le plus rapide et conséquent possible. Le ROI d’un outil tel qu’un logiciel de gestion de flotte automobile se mesure aussi bien sur les économies directes sur les véhicules que sur le gain de temps pour les gestionnaires de flotte, les équipes finance et les ressources humaines dans l’entreprise.

Selon l’utilisation de l’outil de gestion, la taille de parc, l’utilisation de la flotte automobile ou les conditions accordées aux utilisateurs, le ROI sera plus ou moins important. Il est donc difficile et délicat de déterminer ce taux et en faire une généralité. Il est certain cependant que le gain du temps apporté par ce type de logiciel permettra au gestionnaire de flotte de se concentrer sur l’optimisation de son parc de véhicules plutôt que sur des tâches à moindre valeur ajoutée.

Pour vous permettre d’y voir plus clair sur ce que vous gagnerez en vous équipant d’un logiciel de gestion de flotte automobile, nous avons listé pour vous quelques éléments sur lesquels vous pourrez prétendre à un retour sur investissement opérationnel certain.

Intégration automatique des données : gain de temps et fiabilité des données

Pour une gestion de parc automobile efficace, il est nécessaire de compiler les sources de données émanant de nombreux fournisseurs qui interviennent au quotidien pour chaque véhicule. Saisir ces données manuellement qui, la plupart du temps n’ont pas le même format ou ne sont pas exposées de façon identique, représente non seulement une charge de travail conséquente au quotidien mais peut se révéler être source d’erreur.

Un logiciel de gestion de flotte automobile a pour intérêt d’importer de manière automatique des milliers de données en provenance de fournisseurs externes (loueurs, assureurs, télématiciens, pétroliers, professionnels de la maintenance, autoroutiers et bien d’autres encore) et des données issues de services internes (comptabilité, ressources humaines, etc.).

Minimiser le temps consacré par le gestionnaire à compiler et intégrer ces données sur ses fichiers de gestion (sous Excel majoritairement) lui permettra ainsi de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée dont la principale est : l’optimisation de son parc et des coûts relatifs.

Gestion des infractions (ANTAI) et désignation des collaborateurs en quelques secondes

La procédure traditionnelle de gestion d’une amende est relativement longue, depuis l’arrivée au courrier jusqu’à l’envoi de la requête en exonération, en passant par la recherche du conducteur ayant commis l’infraction.

Lorsqu’on multiplie cette manipulation par le nombre d’infractions reçues, la durée consacrée à cette tâche peut prendre rapidement de l’ampleur et monopoliser un temps de travail élevé du gestionnaire, qu’il ne pourra pas dédier à l’optimisation du TCO de la flotte.

Sur un logiciel de gestion, un module est dédié à la désignation des infractions. Celui-ci est connecté au module de l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions). Ainsi, vous avez la possibilité, directement depuis l’outil de gestion, de désigner l’auteur de l’infraction en quelques clics et ce avant même l’édition et l’envoi de la contravention à  l’adresse de votre société (celle-ci sera envoyée directement au domicile de l’auteur).

Cela représente donc un gain de temps réel pour le gestionnaire : habituellement, la manipulation nécessite 10 à 15 minutes de traitement par infraction et grâce au logiciel, ce temps est réduit à environ 10 secondes en moyenne.

Suivi de la consommation des véhicules du parc

Lorsqu’un véhicule est attribué à un collaborateur, il reçoit également fréquemment, entre autres, une carte carburant et un badge autoroutier. Selon la politique de l’entreprise, le conducteur peut être autorisé ou non à utiliser son véhicule pendant le week-end ou à des fins personnelles. Il apparaît donc difficile de contrôler en temps réel ses consommations en carburant ou ses paiements autoroutiers. Une surconsommation de ces deux derniers éléments peut engendrer des dépenses supplémentaires conséquentes.

Grâce au logiciel de flotte automobile, vous avez la possibilité de contrôler toutes les dépenses d’un conducteur, sur n’importe quelle période. En effet, toutes ces données sont remontées automatiquement et  parfois sans délai dans l’outil grâce à la connexion mise en place  avec des télématiciens par exemple.

Ainsi, vous pourrez mettre en place différentes actions pour corriger ces écarts de consommation et réaliser de réelles économies sur ce poste de dépenses. Aussi, avec le système d’alerte paramétrable  et accessible depuis un module de gestion de campagne à destination du conducteur, vous pourrez alors l’informer de votre constat et donc le dissuader de recommencer.

Optimisation et contrôle des coûts

Parlons à présent de coûts! Un des principaux objectifs de la gestion de parc automobile consiste à contrôler les coûts des véhicules, notamment, à travers 2 indicateurs clés : le PRK (Prix de Revient Kilométrique) et le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût Total de Possession).

Pour déterminer le montant de ces postes de dépenses, il est parfois difficile de compiler toutes les informations nécessaires et d’avoir un aperçu rapide, global, à un instant « T ». Les analyser reste alors une tâche inconfortable et souvent mise de côté.

En étant équipé d’un logiciel dédié, le gestionnaire disposera automatiquement de ces indicateurs et pourra consacrer du temps à les analyser et ainsi, les optimiser. Ce contrôle de coûts se fait également en amont, à l’étape de commande d’un véhicule au cours de laquelle il sera possible de mettre différents loueurs en concurrence.

Optimisation de la loi de roulage

La loi de roulage prévue dans un contrat de location est la base de la gestion de flotte automobile. En effet, l’entreprise doit s’engager auprès de son loueur sur un couple durée/distance pour tous les véhicules qu’elle souhaite intégrer à son parc. Selon l’utilisation du véhicule et le travail quotidien du collaborateur, les conditions théoriques ne sont pas forcément respectées et cela peut engendrer certains coûts supplémentaires. Suivre, contrôler et maîtriser la loi de roulage peut s’avérer difficile pour le gestionnaire. Pour faciliter son quotidien, il aura tendance à s’engager sur un contrat « habituel » sans pousser l’analyse.

Avec un logiciel de gestion de flotte automobile, cette étape est simplifiée. En effet, en amont, et grâce aux « grilles de fluidité » transmises par les loueurs, il pourra plus facilement mettre en concurrence les offres afin de sélectionner, selon le besoin du couple durée/distance, celui qui proposera la meilleure offre tarifaire. En cas de renouvellement de véhicule, le logiciel offre également la possibilité au gestionnaire, de par ses fonctionnalités de suivi, de constater les distances parcourues par un collaborateur et ainsi revoir la loi de roulage si le montant lié à celle-ci peut être revu à la baisse.

Aussi, il arrive parfois de constater un écart entre le kilométrage prévu dans le contrat et la réalité. Dans ce cas, pour éviter une renégociation de contrat avec son loueur, qui entraîne des frais administratifs supplémentaires, le gestionnaire pourra, grâce à la grille de fluidité, ajuster la loi de roulage du véhicule pendant le contrat, en toute autonomie, et sans frais.

Calcul et optimisation de la TVS

Dans la gestion d’un parc automobile, un point important est également à considérer pour une entreprise : la TVS sur les véhicules particuliers.

Rappelons que le calcul de la TVS est basé sur deux éléments : le taux d’émission de C02 du véhicule ou de sa puissance fiscale (selon la date de mise en circulation du véhicule en question), ainsi que les émissions de polluants atmosphériques liées au carburant du véhicule et calculées selon la date de mise en circulation.

Un logiciel de gestion de parc automobile vous permet de suivre ces indicateurs pour chaque véhicule ou au global. Les calculs et graphiques établis automatiquement pour la TVS (au même titre que pour les avantages en nature, le PRK, le TCO, etc.) vous permettent de mesurer cet impact afin de mettre en place des actions favorisant des véhicules qui polluent moins. La mise en place d’une Car Policy via le logiciel de gestion permet également de restreindre les commandes à des véhicules dont les actifs polluants sont élevés. Ainsi, votre TVS sera non seulement maîtrisée mais optimisée.

D’autre part, au moment de déclarer la TVS, le gestionnaire doit solliciter le(s) loueur(s) avec le(s)quel(s) il collabore pour demander un état de TVS. Cette tâche de collecte et de compilation des données peut s’avérer longue et fastidieuse : le gestionnaire devra, en plus de réaliser de nombreux calculs, vérifier que toutes les informations sont bien correctes.

Le logiciel de gestion est doté d’une fonctionnalité qui calcule, pour chaque véhicule, le montant de la TVS. Ainsi, le gestionnaire ne perd plus de temps et peut savoir rapidement quel sera le montant à déclarer. Enfin, lors du renouvellement de véhicule, sachant que la TVS est calculée par trimestre et déclarée à chaque fin d’année (depuis 2018), il faut être parfaitement coordonné entre la restitution de l’ancien véhicule et la réception du nouveau. En effet, il est techniquement possible que la société possède les deux véhicules en même temps, si les dates ne sont pas contrôlées, ce qui impliquerait le paiement d’une double TVS sur une période, soit 5 trimestres au lieu de 4. Grâce au logiciel de gestion de flotte et ses fonctionnalités de suivi et d’alertes sur les dates, il ne sera pas question de rater ces échéances et donc de payer doublement ou de façon inutile.

Garantie d’être à jour sur la règlementation en vigueur

Travailler sur des outils tels qu’Excel implique une intervention manuelle du gestionnaire pour mettre à jour les règles de calculs à chaque nouvelle règlementation par exemple. Comme vu précédemment, les saisies manuelles peuvent être source d’erreurs.

Prenons l’exemple qui nous concerne : le marché automobile. La réglementation change et évolue fréquemment que ce soit en lien avec le verdissement des flottes et la réduction de l’impact sur l’environnement (émission de CO2, loi LOM, loi WLTP, etc.), ou de manière plus générale.

Afin de rester en phase avec toutes les évolutions réglementaires, l’éditeur du logiciel assure et garantit la mise à jour de son outil et de ses fonctionnalités pour répondre aux nouvelles lois en vigueur. Tout est donc conçu de manière à ce que, quel que soit le changement, les calculs soient toujours corrects et conformes à la législation.

Simplification de la collecte des données des conducteurs

Les collaborateurs étant les utilisateurs directs des véhicules de votre parc, il est important de maintenir un lien avec eux. Pour des questions administratives et de suivi, vous êtes amenés à leur demander des informations sur le véhicule qui leur est attribué. Cela demande donc un travail fastidieux : demande, collecte au fur et à mesure, etc.

Cette fonctionnalité est assurée par un logiciel de gestion de flotte automobile, facilitant la communication entre le gestionnaire et le conducteur, notamment pour la remontée d’informations liées au véhicule qui lui est confié (lancement de campagnes de demandes d’attestations de permis, de relevés kilométriques, etc.).

Petit plus : l’application mobile ! Elle renforce la mobilité et le lien de communication entre les différents acteurs intervenant sur la flotte automobile.

Chez GAC Technology, nous mettons tout en œuvre pour vous accompagner dans l’optimisation de la gestion et des coûts de votre parc automobile avec la solution GAC Car Fleet. Toutes les fonctionnalités de notre outil ont été conçues de manière à simplifier toutes vos démarches d’optimisation et de réduction de coûts. Pour en savoir davantage sur le ROI d’un tel outil, obtenir une estimation pour votre entreprise ou assister à une démo, gratuite et sans engagement, nous vous invitons à vous inscrire sur notre site internet.

Partagez l'article sur