Comment choisir un logiciel de gestion de flotte automobile pour son entreprise ? -

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Comment choisir un logiciel de gestion de flotte automobile pour son entreprise ?

4 novembre 2019

Optimiser la gestion de son parc automobile est un enjeu primordial pour toutes les entreprises qui cherchent des solutions concrètes pour faire des économies durables. Dans cette optique, s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte apparaît souvent comme une solution logique. Et c’est le cas, mais encore faut-il savoir comment choisir le bon logiciel. Voici quelques étapes à respecter avant de faire votre choix.

Lorsque le parc automobile de votre entreprise grossit, les informations à traiter (kilométrage, consommation de carburant, historique d’entretien, sinistre, etc…) augmentent de manière exponentielle. Un logiciel de gestion de flotte automobile tel que GAC Car Fleet devient alors indispensable si vous ne voulez pas être noyé sous des tâches chronophages. Un logiciel de gestion de parc automobile va vous permettre de créer et définir des indicateurs (KPI) et des alertes, d’automatiser certaines tâches et d’améliorer votre vision à l’instant T de votre flotte.

Mais tous les logiciels ne se valent pas et ne correspondent pas forcément à vos besoins. Avant de vous lancer, vous devez vous poser certaines questions qui vous permettront de faire le bon choix.

Quels sont mes propres besoins ?

Avant même de vous renseigner pour savoir quelles solutions existent pour vous aider à mieux gérer votre parc de véhicules d’entreprise, vous devez faire votre propre check-up et formuler vos attentes et vos besoins. Car le but est de trouver un logiciel qui s’adapte à vos besoins et pas le contraire.

Souvent, les enjeux liés à la gestion de votre parc automobile répondent à ces 3 problématiques :

  • – RÉDUIRE LES COÛTS engendrés par votre flotte
  • – FACILITER LE TRAVAIL des gestionnaires de votre parc et limiter les erreurs liées à la saisie
  • – LIMITER LES RISQUES liés à la conduite et sensibiliser vos conducteurs

Le logiciel est-il évolutif

Une fois vos besoins et attentes exprimés, vous devez savoir si le logiciel que vous allez choisir est évolutif ou non. Allez-vous opter pour un logiciel de gestion de flotte automobile en mode Saas ou en mode on-premise ?

Si vous choisissiez un fonctionnement en mode SaaS, vous avez la garantie de bénéficier d’un outil accessible en ligne, toujours mis à jour, avec ses dernières évolutions.
Ce n’est pas forcément le cas d’un logiciel on-premise qui sera installé directement sur vos serveurs et/ou ordinateurs. Souvent, les mises à jour nécessitent une interruption du service et parfois, de la prestation supplémentaire. Surtout, si vous ne faites pas ces mises à jour majeures en temps et en heure, il peut aussi y avoir un arrêt de maintenance sur la version de votre logiciel, et donc, plus aucun support.

Alors, l’important est de vous poser la question suivante : ai-je besoin d’un outil pour GÉRER le parc auto de mon entreprise ou d’un outil pour OPTIMISER la gestion du parc auto de mon entreprise ?

Le logiciel de gestion propose-t-il des solutions d’automatisation ?

C’est là où le gain de temps que peut vous apporter un logiciel se situe, dans sa capacité ou non à automatiser tout un éventail de tâches. Car si le logiciel que vous choisissez vous permet de gagner du temps sur la gestion quotidienne de votre flotte, n’oubliez pas qu’il doit aussi vous faire gagner du temps sur les données fournisseurs que vous avez à importer.

A quoi bon abandonner votre feuille de calcul excel pour passer sur un logiciel si ce dernier ne vous permet pas d’automatiser les tâches qui vous prennent le plus de temps ? Et parmi elles, l’importation des données de vos fournisseurs.

tableau de bord Gac Car Fleet - logiciel de gestion de flotte automobile

A titre d’exemple, chaque mois, les gestionnaires de parc automobile qui utilisent le logiciel GAC Car Fleet importent de manière automatique un volume total de 33 millions de données. Et lors de la configuration et de la personnalisation de l’outil, ils peuvent importer de manière automatique jusqu’à 12 mois d’archives de leur parc.

Vos données sont-elles sécurisées dans le présent mais aussi dans le futur ?

Avoir la garantie de bénéficier d’un logiciel vous permettant d’automatiser les tâches répétitives et chronophages est primordiale. Mais ce n’est pas suffisant. De nombreuses entreprises oublient de prendre en compte la sécurisation de leurs données et de savoir qui en est, au bout du compte, le propriétaire.

En tant que gestionnaire, vous êtes dans l’obligation de vous doter d’un outil qui répond aux règles RGPD. Tous les utilisateurs de votre logiciels n’ont pas le droit d’avoir accès à toutes les données. Certaines données RH sont sensibles et ne peuvent être consultées que par des personnes habilitées.
Faites en sorte de savoir si le logiciel de gestion de flotte auto que vous allez acquérir vous permet de définir des profils d’utilisateurs avec des droits différenciés.

gestion des droits dans Gac Car Fleet

Pensez également à interroger votre prestataire pour connaître sa politique en matière de stockage de vos données. Seront-elles stockées sur des serveurs sécurisés ? Et si oui, ces serveurs seront-ils situés en France ?

Dernier point, assurez-vous que vous restez propriétaire de vos données et que votre fournisseur s’engage à vous les restituer en cas de rupture de contrat. Il serait dommage de ne plus avoir aucune information sur la gestion de votre parc si vous décidez un jour de changer de logiciel.

L’accompagnement proposé

Vous avez choisi un logiciel évolutif. Vous avez la garantie de bénéficier de toutes ses mises à jour. Vous allez pouvoir importer vos archives et vos données fournisseurs de manière automatique. Très bien. Mais quid de la prise en main de l’outil ? Son ergonomie est-elle simple ? Son fonctionnement est-il intuitif ?

En plus de ces aspects fonctionnels, votre prestataire est-il en mesure de mettre à votre disposition des ressources humaines pour vous former à l’utilisation du logiciel et un service support pour répondre à vos questions ?

Car la finalité de votre démarche n’est pas tant d’avoir un logiciel mais bien de savoir l’utiliser pour optimiser la gestion de votre flotte automobile.

accompagnement GAC Technology pour les clients Car Fleet

L’état de santé de l’éditeur du logiciel

Choisir un logiciel pour optimiser votre parc de véhicules, c’est choisir l’efficacité et l’efficience pour votre entreprise. Mais vous devez avoir conscience que ce choix est impliquant, dans le temps.

La mise en place des automatisations demandent du temps et une certaine logistique. Il est donc important de vous assurer que le prestataire que vous allez choisir est solide techniquement et en bonne santé financière.

L’erreur serait de vous engager avec un acteur fragile qui pourrait vous abandonner en cours de route et vous ferait ainsi perdre votre temps (et votre argent).

Le prix du logiciel

La question du prix doit forcément se poser au moment de choisir le bon logiciel pour gérer le parc de véhicules de votre entreprise.

Mais au-delà du prix d’achat ou du coût de l’abonnement, vous devez prendre en compte ces postes qui déterminent la réussite ou non de votre projet de réduction des coûts de votre flotte :

  • – dois-je payer pour les évolutions et les mises à jour du produit ?
  • – est-ce à moi d’assumer les coûts pour sécuriser et stocker mes données ?
  • – suis-je accompagné pour paramétrer et personnaliser le logiciel afin qu’il réponde à mes besoins ?
  • – suis-je formé à son utilisation ?
  • – ai-je un support à contacter en cas de problème ?
  • – puis-je avoir un chef de projet dédié chez mon fournisseur ?

 

Au bout du compte, plus que le prix en lui-même, vous devez évaluer le bénéfice que vous allez tirer de l’utilisation de l’outil. S’il vous permet de réaliser de larges économies, son prix n’est plus un coût mais un investissement.

N’oubliez pas non plus qu’un logiciel de gestion de parc automobile doit vous permettre de gagner du temps et des compétences. En faisant disparaître au maximum les tâches répétitives, il permet à vos collaborateurs de se consacrer à des tâches d’analyse et d’optimisation.

Notre logiciel de gestion de flotte automobile GAC Car Fleet est un outil complet qui répond aux besoins et attentes de plus de 200 entreprises, multinationales ou PME. En 2018, plus de 7500 utilisateurs se sont connectés chaque mois à notre outil GAC Car Fleet pour gérer plus de 260.000 véhicules et 1.657 milliard d’euros de dépenses.

N’hésitez pas à découvrir GAC Car Fleet et à demander une démonstration.

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