Fleet monitoring: which components for which solutions? -

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Fleet monitoring: which components for which solutions?

13 September 2018

The automotive fleet market

As an integral part of the automotive market, the automotive fleet sector enjoyed its heyday in the 1990s. Very quickly, long-term leasing (LLD) appeared, in order to allow companies to have a fleet of vehicles with easier financing and improved management, to which companies quickly adhered. But with the growth in the number of vehicles in corporate fleets, many have had to use fleet management software, especially when it is known that only 2% had one in 2005. In addition, the arrival of new entrants to the fleet management market has increased the number of vehicles on the road in France in 2016, out of the 32 million vehicles 10% belong to companies. Today, 15% of companies with a fleet of more than 100 vehicles use fleet management software in France.

The Corporate Vehicle Observatory (CVO) publishes a barometer every quarter that defines the typical vehicles that are chosen by companies. At the end of 2017, the vehicles favoured by companies were diesel-powered despite a 0.2% drop. At the same time, registrations of petrol vehicles are up +8.5%; the same applies to electric cars, with a 25.1% increase in the number of vehicles put on the road in 2017. This type of car is being introduced into company fleets, as the Renault Zoé ranks second in the choice of a company vehicle. Unfortunately, sales of hybrids have not increased, the main reason for this stabilisation is that the State no longer offers aid for the purchase of these vehicles as from 1 January 2018.

Corporate vehicles have taken an important place in the French automotive market, with orders for them up 1.5% compared to 2016, while the purchase of passenger cars has fallen over the same period.

Today, the fleets represent 31.79% of the French automotive market. By the end of 2017, there were more than 800,000 company vehicle registrations. With an increase in LCV sales of +3.8% while LCV sales did not change (-0.03%).

Despite this development, diesel vehicles remain the first choice of companies with 84.56% of the market share. This figure is primarily due to the fact that diesel engines are better suited to long distances, the profitability of this type of vehicle is as low as 20,000 km, whereas on average employees with a company car drive 30,000 km per year.

The National Union of Long-Term Car Rental Companies (SNLVLD) has published professional statistics on the LTD market for the 2nd quarter of 2017, so we learn that the light vehicle market continues to grow even if we note that the growth is lower than in the same period, in 2016.

The actors of fleet management

VEHICLE RENTAL COMPANIES

These are multi-brand car rental companies for companies. Their main mission is to offer the most relevant long-term leasing and vehicle financing solutions, acting as consultants and listeners to best meet the needs of companies.

THE INSURERS

Each land motor vehicle must subscribe to a Civil Liability coverage. Insurers offer comprehensive protection solutions for the entire fleet of vehicles of a company, in the event of accidents, theft, material damage, etc.

OIL OILS

They provide a payment card to purchase fuel, wash the vehicle, etc. Each card is attached to a vehicle, which allows you to track vehicle-related expenses.

MOTORWAY OPERATORS

They provide electronic toll badges for each vehicle. This makes it possible to optimize highway costs for businesses and track expenses. This saves time for employees when they travel.

THE STATE

As a major player, the State manages the Vehicle Registration System (VRS) and then issues the vehicle registration certificate. In addition, the State manages the ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions) with which GAC Technology is connected in order to facilitate the processing of employee offences by stealing from their vehicle

Appréhender et gérer sa flotte

L’INVENTAIRE DES VEHICULES

Pour commencer, le gestionnaire de flotte doit disposer d’un inventaire exhaustif de sa flotte automobile : véhicules, collaborateurs, engins, équipements, poids lourds, centre de coût… Cela permettra ensuite de commencer sur une base fiable pour ensuite gérer sa flotte correctement, suivre les dépenses et les coûts liés à chaque véhicule.

SUIVI DE FLOTTE OPTIMALE

Pour que le suivi de flotte reste efficace, il est nécessaire de savoir comment gérer les affectations des véhicules, la maintenance, avoir un suivi des sinistres, programmer des alertes…

De plus, certaines entreprises disposent d’une flotte de véhicules en pool c’est-à-dire en libre accès. Il est également nécessaire de savoir gérer ce genre de véhicule pour anticiper les éventuels retards de restitution, savoir quels sont les véhicules disponibles et connaître les statistiques d’utilisation du parc de véhicule en pool.

GAIN DE TEMPS SUR LA GESTION

De nombreux gestionnaires de flotte travaillent à partir d’un fichier Excel, extrêmement chronophage et très peu efficient compte tenu de la charge de travail à fournir dès que la flotte dépasse les 50 véhicules.

Pour avoir un suivi de flotte optimisée, il est nécessaire de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile grâce auquel le gestionnaire de parc va disposer d’un outil lui permettant de suivre l’intégralité de sa flotte. De plus l’import de données automatique (facturation, maintenance, sinistre,..) est devenu primordial et doit être un critère de choix principal pour la sélection d’une solution de gestion.

 

Pour que la gestion de flotte reste efficace, il nécessaire de savoir comment gérer les affectations des véhicules, la maintenance, avoir un suivi des sinistres, programmer des alertes…

Gestion de flotte financière et fiscale

Afin de disposer d’une vision financière globale de la flotte, de contrôler les évolutions budgétaires du parc et ainsi anticiper les écarts entre le budget théorique et le facturé, le gestionnaire doit être en mesure de suivre de manière qualitative et quantitative sa flotte.

 

LE TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)

Le Total Cost of Ownership (TCO) ou coût global de possession en français, est un outil permettant de calculer le coût d’un véhicule tout au long de son cycle de vie. Sur le marché de l’automobile, on compte plusieurs TCO qu’un gestionnaire de flotte doit maîtriser : le TCO Véhicule, le TCO Conducteur et le TCO Flotte.

  • Le TCO Véhicule : comprend le prix d’achat du véhicule mais également les frais financiers de mise en oeuvre en entreprise. De plus, son utilisation quotidienne va modifier le TCO Véhicule en fonction du conducteur, du comportement routier, des possibles accidents et incidents lié au véhicule.
  • Le TCO Conducteur : chaque conducteur a un comportement différent au volant, ce qui peut entraîner une majoration de 20 à 50% sur le TCO Véhicule. Pour contrôler cette augmentation, les entreprises peuvent mettre en place des formations d’éco conduite. Pour cela, GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile, propose un suivi de conduite citoyenne parmi ses fonctionnalités.
  • Le TCO Flotte : regroupe l’intégralité des coûts relatifs à l’organisation et la gestion de la flotte. On estime que le gestionnaire passe en moyenne 58h par an et par véhicule à gérer l’achat, l’immatriculation, la livraison, etc… de chacun des véhicules.

LA TAXE SUR LES VÉHICULES DE SOCIÉTÉ (TVS)

La date de paiement de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (TVS) a été modifiée, passant du 1er octobre en année N-1 au 30 septembre de l’année N (exemple : du 1er octobre 2016 au 30 septembre 2017), à une régulation sur l’année civile donc du 1er janvier au 31 décembre. C’est pourquoi la période du mois d’octobre à décembre 2017 a été rattachée cette année à la TVS 2017. Les entreprises auront 5 trimestres à payer en 2017, GAC Car Fleet le calculera pour le gestionnaire.

A partir du 1er janvier 2018, la TVS sera payée en même temps que la TVA, le délai de déclaration s’étend jusqu’au 15 janvier de l’année N+1.

Les nouvelles composantes de la gestion de flotte automobile

La gestion de flotte ne se résume pas uniquement à une vision globale de la flotte automobile mais également à des composantes d’ordre moins rationnelles.

LE SUIVI DES INFRACTIONS

Depuis le premier janvier 2017, les entreprises doivent désigner leurs collaborateurs qui commettent une infraction routière au volant d’un véhicule d’entreprise. Cette désignation est obligatoire, en cas d’oubli, l’entreprise risque une amende de 750€. Il est essentiel d’intégrer cette composante lors de la gestion de flotte automobile d’une entreprise. Dans GAC Car Fleet, la désignation se fait en un clic et en moins de 3 secondes grâce à une connexion directe avec l’ANTAI.

VEHICLE CONTROL AND MORE

In order to improve efficiency, many managers imagine fleet management where orders for long-term vehicle rental, telebadges or fuel cards, for example, are made easier. GAC Technology offers this functionality in its GAC Car Fleet, fleet management solution. From the software, the order is placed, the lessor receives an order request which is then processed directly. This feature saves time for the fleet manager who, in a few minutes, can place a vehicle order when this request was previously time-consuming. It is also possible to order motorway telebadges and fuel cards.

ENVIRONMENTAL CONSTRAINTS

Today, sustainable development and more specifically environmental protection is an international objective. States have put in place a policy that aims to protect human health and safeguard the ecosystem. This is why companies are impacted by these changes. In the automotive market, this is done by limiting CO2 emissions and by financial penalties for companies that pollute too much. Managers must therefore integrate this new element into the management of the company’s vehicle fleet. This is why we need a tool to monitor the driving behaviour of employees (over- or under-roading, etc.) and the carbon footprint of the fleet, vehicle by vehicle.

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