Témoignage de Sylvie Morello & Anthony Lecoq – « GAC Car Fleet permet une réelle structuration au niveau budgétaire »

Sylvie Morello, cheffe de la mission interministérielle pour la gestion du parc de l’Etat (MIPA) et Anthony Lecoq, chef de projet MIPA nous ont fait le plaisir de répondre à nos questions et de revenir sur le choix et la mise en place de GAC Car Fleet au sein du parc automobile de l’Etat.

Pouvez-vous nous présenter la MIPA, son contexte et ses objectifs ?

Sylvie : La MIPA est un service de la direction des achats de l’Etat (DAE). Il a été créé en 2010 avec comme objectif de définir et mettre en œuvre des règles de gestion communes à l’ensemble des ministères et établissements publics. Il s’agissait de mieux connaître les parcs automobiles et de les optimiser Notre périmètre d’action couvre l’ensemble des 11 ministères ainsi plus de 1300 administrations publiques. La flotte est estimée aujourd’hui à environ 65 000 véhicules, majoritairement en propriété.

L’objectif d’optimisation financière défini par la circulaire de 2017 concerne l’ensemble des actes de gestion, c’est à dire le renouvellement des parcs, leur entretien, l’assurance, le carburant.
Il s’agit également pour les administrations de mutualiser leurs parcs auto au niveau central comme au niveau local via la mise en place de pools de véhicules communs.

Enfin, la structuration d’un réseau est un véritable enjeu pour l’optimisation de la gestion de flotte. Celui-ci est composé actuellement d’environ 2500 gestionnaires en charge de parcs plus ou moins importants. L’objectif est de centraliser au maximum les tâches d’achat et de gestion globale, et de limiter les actions de proximité à l’entretien, la gestion des sinistres et la relation avec les conducteurs.
Le suivi des nombreuses données relatives au parc auto nécessite l’usage d’un outil logiciel permettant de faciliter le pilotage du projet et le travail des gestionnaires. Cela se concrétise avec le déploiement au sein des services de l’Etat du logiciel de gestion de flotte confié à GAC Car Fleet.

Avez-vous des objectifs chiffrés à nous communiquer ?

Sylvie : Tout à fait ! Le premier objectif relatif à la diminution de la taille de la flotte est de -15% entre 2015 et 2020. Le deuxième objectif, en lien avec la loi de transition énergétique, vise à avoir 50% de véhicules à faible émission de CO2 lors du renouvellement de la flotte. C’est un objectif ambitieux, mais l’Etat doit être exemplaire dans la mise en œuvre des politiques publiques.

Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet, comment était géré le parc auto de l’Etat ? Quels outils informatiques utilisiez-vous ?

Sylvie : Le choix du mode de gestion était laissé à l’appréciation de chaque administration et des outils avaient été développés de manière marginale. Certaines administrations disposaient d’un logiciel ou de tableurs alimentés par des enquêtes internes. D’autres utilisaient des outils de gestion fournis par les prestataires en charge de l’entretien, des approvisionnements carburants (hors loueurs). Il y a un gros objectif d’harmonisation de la gestion, pour que tout le monde ait le même socle, la même base de données. Avant, chacun faisait sa propre « cuisine » avec ses propres moyens, aujourd’hui, il s’agit d’harmoniser.

Quels étaient les grands « chantiers » ou « défis » à relever ?

Sylvie : Le premier chantier était, à travers GAC Car Fleet, l’harmonisation et l’homogénéisation des pratiques de gestion des parcs. Je pense que c’est le 1er levier, véritablement essentiel et incontournable.
L’autre défi concernait le déploiement de la solution, c’est-à-dire arriver à positionner un outil unique auprès d’administrations hétérogènes dans les pratiques, dans leur culture et dans leur organisation.
Le format de l’outil conduit les administrations à évoluer dans le même sens car on ne peut dupliquer l’hétérogénéité.

Qu’attendiez-vous d’un éditeur de logiciel de gestion de parc automobile ?

Anthony : Nous souhaitions un accompagnement tenant compte de nos similitudes avec le secteur privé mais aussi de nos différences, le mode de gestion et d’achat de véhicules par exemple. Un éditeur doit pouvoir s’adapter à nos problématiques.
L’écoute et l’anticipation sont également essentielles.. Aujourd’hui l’outil est paramétré d’une certaine façon. Mais si notre organisation évolue, l’éditeur doit pouvoir anticiper les changements en termes de charge, de technique, de périmètre fonctionnel et donc avoir une longueur d’avance.

En résumé, l’écoute, la force de proposition, la capacité d’accompagnement et d’anticipation.

Comment avez-vous connu GAC Technology ?

Sylvie : Nous vous avons connu à travers l’offre d’éditeurs de logiciels de l’UGAP dans laquelle votre solution est proposée. L’offre de l’UGAP, très souple et simple dans ses modalités d’achat, répondait à nos objectifs, nos besoins et notre calendrier.

En quoi la solution Gac technology répond à vos besoins ?

Sylvie : Au regard de nos enjeux de professionnalisation et d’optimisation avec un cadre de gestion de parc hétérogène, l’ergonomie de l’application, la facilité de navigation et le côté intuitif étaient importants.
L’autre besoin portait sur l’interfaçage. La fonction d’agrégation des données fournisseurs facilite le travail des gestionnaires. Ce HUB est vraiment essentiel lorsque l’on a une vingtaine de fournisseurs. Gac Technology répondait à cette attente.

Anthony : Ces deux critères sont ceux que nous valorisons lorsque nous communiquons en interne.

Comment se déroule la mise en production de GAC Car Fleet, la relation avec les équipes de GAC Technology ?

Anthony : D’une manière générale cela se passe bien. Le projet a été découpé en plusieurs blocs qui sont intégrés de manière séquentielle. Cela permet d’équilibrer la charge de travail. Cette méthode pragmatique est vraie pour toutes les structures, y compris du secteur privé.
La MIPA s’appuie sur des têtes de réseaux régionales et ministérielles. Quentin échange avec moi sur la vue globale et avec les référents pour chaque entité. Je recommande vraiment cette façon de travailler qui aide à ne pas s’éparpiller.

Le travail en collaboration avec Quentin, directeur du Service Client et Cécile, chef de projet est fluide depuis le début du projet. Nous nous comprenons parfaitement et l’écoute est réciproque.

Même s’il est encore tôt pour tirer des premières conclusions, quels sont les bénéfices d’avoir un logiciel comme GAC Car Fleet ? (Opérationnel, Humain, financier,…) ?

Sylvie : Les premières conclusions sont positives surtout s’agissant de la structuration du réseau.

Anthony : S’agissant de l’organisation, des réflexions ont été lancées. Par exemple, dans la région où j’étais hier, les gestionnaires étaient réunis pour la première fois et se rendaient compte qu’ils constituaient un réseau de 80 à 100 personnes..

Sylvie : GAC Car Fleet permet aussi une structuration au niveau budgétaire. Cela incite à créer des unités de compte ou centres de coût communs. Des budgets départementaux et régionaux voient le jour.

Quels sont les modules où fonctionnalités phares ou majeures pour vous ?

Il y en a quatre. La fonction d’agrégation des données, le HUB GAC permet un gain de temps énorme et une fiabilisation des données. L’ensemble des alertes, des indicateurs s’adapte à l’utilisateur, au gestionnaire, au périmètre. La consolidation des dépenses est utile aux gestionnaires de parc qui sont également chargés de la gestion budgétaire de leur administration. Ils ont ainsi une bonne vision du budget automobile géré.
Enfin, la gestion de l’arborescence pour générer des rapports en fonction d’un périmètre facilite la remontée et le partage des informations.

Avez-vous des futurs projets avec GAC Technology ?

Sylvie : Votre projet de module de covoiturage contribuera à l’attente d’une mobilité plus respectueuse de l’environnement. Il y a aussi celui concernant la mise en place de flux d’informations ascendantes vers les différents fournisseurs.

Quels seraient vos conseils à donner à une organisation qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Anthony : Comme je l’ai expliqué, il faut bien « phaser » le projet, énormément communiquer en interne avec les personnes concernées et cela bien en amont.

Une anecdote sur GAC Technology ?

Anthony : Alors j’ai rien que me vient à l’esprit, mais de manière générale je parlerais de tous les bons moments que l’on passe avec les équipes de GAC Technology, chez vous ou dans les différents ministères ou région dans lesquels nous intervenons.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

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