Témoignage de Timothée Houdart - "Le plus chez GAC Technology est le côté humain et la flexibilité " -

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Témoignage de Timothée Houdart – « Le plus chez GAC Technology est le côté humain et la flexibilité « 

28 mai 2019

 

Groupe coopératif, Tereos rassemble 12 000 agriculteurs et dispose d’un savoir-faire reconnu dans la transformation de la betterave, de la canne et des céréales. Grâce à 49 sites industriels, à une implantation dans 17 pays et à l’engagement de ses 25 000 collaborateurs, Tereos accompagne ses clients au plus près de leurs marchés avec une gamme de produits large et complémentaire. En 2017/18, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 5 milliards d’euros.

Quelle était votre problématique ou contexte en lien avec la gestion de votre parc ?

Je travaille à la direction des achats en tant que Responsable Achats du domaine frais généraux chez Tereos. Mon équipe a en charge la gestion de la flotte aussi bien sur la partie achat que la partie gestion opérationnelle. Au sein de l’équipe nous avons un gestionnaire de parc.
Jusqu’à présent nous avions une gestion très manuelle de notre flotte automobile, qui se faisait via un simple fichier Excel. Au fil du temps, Tereos s’est développé et a vu son parc automobile atteindre les 400 véhicules. D’un point de vue opérationnel, il devenait difficile de gérer le parc de manière professionnelle avec simplement un fichier Excel. Concernant les attentes en termes d’optimisation des coûts, on voyait clairement la limite du modèle existant. Nous avons donc dû réfléchir à une solution, pour pallier à ces différentes problématiques.

Comment avez-vous connu GAC Technology ?

Comme vous pouvez vous en douter, nous avons une approche orientée achat, c’est-à-dire que nous avons eu recours à une analyse de marché et à un appel d’offres. Pour l’analyse de marché, nous avons profité du salon Les Rencontres Flotte Automobile pour échanger avec les différents acteurs du marché et ainsi avoir une vision des principales solutions. Suite à cela, nous avons sélectionné six sociétés qui nous paraissaient pertinentes par rapport à notre besoin.
Notre besoin était double dans un premier temps : mieux gérer la flotte de manière à se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le gestionnaire de flotte. Dans un deuxième temps, de mieux optimiser les coûts de la catégorie, en particulier l’analyse des lois de roulage des loueurs. C’est pourquoi nous avons retenu GAC Technology.
Cet appel d’offres a duré 3 mois environ, pour nous permettre de savoir avec quel acteur nous souhaitions travailler, en réalisant des tests de la solution et la construction d’un business case pour démontrer le retour sur investissement du logiciel en interne.

Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet, comment gériez-vous votre flotte automobile ?

Tout se faisait à la main avec des tableaux Excel et des mails. Nous avions un workflow pour les validations des commandes en interne. La gestion quotidienne était trop lourde et arrivée à une certaine taille nous ne pouvions plus procéder de cette manière, il nous fallait donc trouver un outil.

Qu’attendiez-vous d’un éditeur de logiciel de gestion de parc automobile ?

Je n’avais personnellement, jamais travaillé avec un logiciel de gestion de flotte automobile donc je n’avais pas une idée préconçue de ce que je souhaitais. L’idée, était d’avoir un outil simple à implémenter pour que l’on puisse aller vite sans d’intégration IT complexe. De plus, nous souhaitions un acteur déjà très bien implanté sur le marché et avec qui nous pouvions travailler avec nos fournisseurs. Il était primordial pour nous que les interfaces se fassent rapidement et facilement.
Le dernier critère, était le fait d’acquérir un logiciel qui nous permettait de traiter un périmètre assez large. C’est-à-dire que nous ne voulions pas juste gérer la flotte, mais aussi optimiser le processus de commande, analyser le coût des grilles de fluidité et réduire les tâches administratives comme la gestion des amendes par exemple.
Notre conclusion de ce processus d’appel d’offres était que peu d’acteurs conciliaient la partie gestion de flotte pure avec l’optimisation des coûts.

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Car Fleet ? En êtes-vous satisfait ?

Je suis très content de cette mise en production. Ce que j’ai particulièrement apprécié c’est que ce n’était pas compliqué pour nous à mettre en place, nous n’avions pas besoin d’être expert en IT pour comprendre le processus. Notre chef de projet Maud, nous a suivi tout le long et a su être vraiment à l’écoute et disponible. Elle connait le logiciel sur le bout des doigts et ça a permis d’anticiper quelques situations compliquées, pendant la mise en production.

Le plus chez GAC Technology aujourd’hui par rapport à d’autres acteurs du marché est le côté humain et la flexibilité du support client.

Aujourd’hui, comment se passe la relation et le projet avec GAC Technology ?

Nous avions pendant la mise en production, mis en place des points de suivi presque chaque semaine. Une fois que le logiciel a été mis à disposition, nous avons donc pris la main et les points avec Maud, ont été plus espacés.
Aujourd’hui, si j’ai des questions j’appelle Maud ou je lui envoie un mail, c’est très facile et elle répond rapidement à mes demandes.

Concernant la formation que vous avez eu sur GAC Car Fleet, comment cela s’est passé pour vous ?

Avant d’avoir la formation sur l’outil nous avions déjà pu voir le logiciel GAC Car Fleet lors de démonstrations, donc nous savions très bien à quoi nous attendre. Globalement, le logiciel est très intuitif et la prise en main est plutôt facile. La formation nous a permis de voir l’ensemble du logiciel dans un temps assez court. L’autonomie se fait rapidement et cela grâce à la réactivité et à la flexibilité de notre chef de projet Maud.

Quels sont les modules où fonctionnalités devenus indispensables pour vous ?

Pour moi il s’agit clairement de l’analyse des grilles de fluidité, c’est un module que je trouve génial. Bien sûr, c’est mon côté direction des achats qui parle, mais ça permet une analyse vraiment importante pour nous. Tout le reste du logiciel a été une belle découverte car ne l’oublions pas, nous partions d’un fichier Excel.

Avez-vous de futurs projets avec GAC Technology ?

A court terme nous n’en avons pas. Pour le moment nous nous concentrons sur la bonne mise en place du logiciel. Sur la partie achats et décisions, j’ai quand même quelques idées et besoins qui commencent à émerger concernant l’analyse du TCO en prévisionnel, plus sur la partie appel d’offres.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Dans un premier temps, il faut bien connaitre son contexte avec ses besoins. Mettre en place un logiciel juste pour en avoir un, ça n’a aucun intérêt. C’est un investissement financier pour la société, il ne faut pas l’oublier, mais je pense qu’il est important de choisir un logiciel complet dès le départ car la courbe d’apprentissage est rapide et l’accès à l’ensemble des fonctionnalités devient nécessaire rapidement Il faut donc prévoir le futur et faire le bon choix en termes d’investissement.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

Intuitif, complet et humain.

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