Testimonianza - Cliente Audika -

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Testimonianza – Cliente Audika

20 febbraio 2019

Audika è un gruppo di distribuzione di apparecchi acustici quotato alla Borsa di Parigi. Creata nel 1976, Audika è stata la prima rete francese di centri di correzione dell’udito in Francia.

Presenti anche sul mercato Italiano.

 

Contesto del progetto

Per il contesto, sono arrivato nel settembre 2018 dopo l’implementazione del progetto nel luglio 2017.

Così il progetto è stato chiesto dal Sig. William Demant proprietario del gruppo Audika e dalla società Prodition . L’ obiettivo di questo progetto era di riunire i parchi delle due società per ottimizzare la gestione ed i costi . Era quindi importante uniformare i dati dei due parchi e avere un solo gestore di flotta. Oggi, il parco dispone di 340 veicoli ed è in continua evoluzione.

Come è venuto a conoscenza della GAC Technology ?

La nostra azienda ha fatto una gara d’appalto e ha tenuto diversi incontri con diverse società di software.

Il software scelto era GAC ​​Car Fleet, perché il prodotto è molto ergonomico, visivamente accogliente e consente una gestione molto facile e divertente. Trovo che il software abbia strumenti vicini alle funzionalità necessarie per svolgere il nostro lavoro quotidiano, vi troviamo anche un ‘   Ambiente Windows   “. C’è una complementarietà nei vari moduli molto interessante . GAC Car Fleet è intuitivo al livello della data entry e il recupero delle informazioni.

Prima di acquisire il software GAC Car Fleet, come gestiva  il parco auto?   ?

In passato abbiamo usato Excel, con tavole incrociate dinamiche e controllo della fatturazione cartacea. Questa amministrazione era troppo lunga è complicata, e la gestione delle multe in modo cartacea era molto pesante sulle mansioni quotidiane . Questo modo di gestire  arcaico  non era più possibile per un parco di più di 300 veicoli.

La fusione dei due parchi ha permesso di implementare il progetto, avevamo bisogno di uno strumento più moderno con una maggiore tracciabilità , cosa piuttosto complicata in Excel. Quando si ha un parco con un volume tale, ci sono spesso riassegnazioni del veicolo, cambio utente, e quindi permette di avere uno storico e informazioni centralizzate in un unico strumento. Su una tabella di Excel non si possono mettere il monitoraggio dei crediti, fatture, contratti, ecc, siamo obbligati a tenere decine di documenti. E quindi uno dei vantaggi dello strumento è quello di centralizzare tutto in un unico punto.

Il fatto di poter riunire tutte le informazioni in un unico strumento, di avere in un clic una mappa del proprio parco con le distribuzioni, le date di scadenza, i volumi di consegna, ma anche di vedere tutta la parte di gestione dematerializzata della fatturazione è un vero guadagno di tempo. La parte fatturazione con GAC Car Fleet, annulla il controllo cartaceo, ma consente un controllo più computerizzato con solo le anomalie da verificare. E quindi non dover percorrere 50 pagine di fatture ma solo riprendere il riepilogo di quanto notificato dalla piattaforma da verificare. Stessa cosa per la centralizzazione dei dati di verbalizzazione, grazie al modulo ANTAI dove si gestiscono le multe e le infrazioni di parcheggio. Anche se esiste ancora una parte di immissione dati manuali, consente soprattutto di avere un monitoraggio ed una vista sui volumi da poter quantificare in volume ed in soldoni.

Per la parte di implementazione di procedure, è possibile avviare diverse campagne del tipo quale  patente si ha, il rilevamento del chilometraggio, informazioni ai conducenti sulla sicurezza. Ad esempio, al momento, con l’arrivo della neve, si ricorda agli utenti di dotarsi con pneumatici da neve seguendo la nostra prassi aziendale. Permette di effettuare campagne di mailing mirate su determinati punti.

Riguardo al modulo multe, essere in grado di visualizzarne facilmente il volume, vi ha permesso di sensibilizzare gli utenti utilizzando le campagne mail ?

Sì, certo, il software permette di vedere il tipo di reato e quindi di fare campagne sull’eccesso di velocità, ad esempio. È ovvio che ci sono autovelox dappertutto al giorno d’oggi, e quando si ha una squadra commerciale che va in giro per le strade, è chiaro che non sono del tutto evitabili, anche se la multa è minima. Ci consente di fare dei richiami sulla sicurezza su strada, l’alta velocità, il telefono alla guida, infrazioni al codice della strada, infrazioni di parcheggio quando vengono fatte delle consegne o altro.

Per il momento non abbiamo una prospettiva tale da vedere i risultati delle nostre azioni. Dobbiamo aspettare un secondo anno di utilizzo per vedere l’impatto delle nostre azioni grazie al software.

Com’è stato il lancio di GAC Car Fleet?  Siete soddisfatti   ?

Non ero ancora arrivata durante la messa in produzione, ma non ho avuto una risposta negativa. So che tutti i dati aziendali sono state sono state trasmesse a GAC Technology ed i vostri servizi hanno avviato la produzione. In effetti , la preparazione a monte per recuperare tutti gli elementi era un po’ pesante , ma è normale. Dopo l’avvio della produzione, ci sono stati dei piccoli aggiustamenti da fare sulla parte finanziaria dei canoni. Ma al di fuori di questa piccola sciocchezza, non ci sono stati problemi.

 

Per quanto riguarda la formazione che ha avuto su GAC Car Fleet, come si è svolta ?

 Ho fatto una giornata di formazione con Maud, il mio project manager dedicato. Per me questa formazione è stata un po’ speciale perché in passato avevo già lavorato con un software di gestione della flotta ma che non era GAC Car Fleet. Quindi avevo già una visuale sulla trama del software, sapevo già come funzionava più o meno. Per me GAC Car Fleet è uno strumento molto intuitivo, sono stata subito in grado di prendere in mano le funzionalità e me la cavavo abbastanza bene. Questa formazione è stata per me piuttosto concentrata su punti tecnici come il controllo della fatturazione, le campagne mail, come configurare l’export di documenti, lo strumento degli ordini, mettere in atto e definire i processi. Si trattava quindi più della parte configurazione e personalizzazione di certi elementi.

 

 Rispetto ad altri software che ha usato in passato, qual è la differenza con GAC Car Fleet   ?

 La differenza è chiaramente fatta al livello visivo, come ho già detto. È  estremamente ergonomico e quindi più intuitiva per il gestore del parco auto (e non) che non è abituato a questo tipo di prodotto. Si possono trovare altri software sul mercato, ma sono di più strumenti di tipo contabili, gestione nota spese o gestione del personale. GAC Car Fleet è un applicativo che integra elementi visivi, pictogrammi e quindi è più facile trovare l’informazione ricercata. Per illustrarlo, abbiamo dato un accesso al nostro servizio contabilità per il controllo della fatturazione e con l’elemento visivo che troviamo in GAC Car Fleet, ritrovano facilmente l’informazione; è intuitivo per loro.  Io stessa ho spiegato al contabile come recuperare le sue fatture ed ha capito rapidamente come ritrovare i documenti grazie ai nominativi semplici dei file. Le vie per arrivarci sono più semplici e veloci. Non c’è più la necessità di aprire 15 finestre per trovare quello che si sta cercando.

 

Oggi come vanno la relazione e il progetto con GAC Technology?

Abbiamo creato con il mio project manager Maud , un appuntamento telefonico mensile.

Ogni mese ad una data fissa, ci chiamiamo l’un l’altro per 15-20 minuti e facciamo un aggiornamento su miglioramenti, domande o altro. Durante il mese, mi appunto le domande che ho ed i miglioramenti da richiedere e quando ci sentiamo, le spiego dove sono rimasta bloccata, a quale livello, cosa non ho trovato, quello a cui ho pensato in termine di evoluzione e se è possibile metterlo in atto.

Ho degli ottimi scambi con Maud, e se davvero ho delle emergenze, le mando una piccola mail alla quale risponde rapidamente. Lo scambio mensile è per me fondamentale, perché anche se non ho cose importanti da dirle, mi permette di conoscere le nuove funzionalità e le attualità di GAC Technology.

Qual è il vantaggio per te di avere il software GAC Car Fleet   ?

Il vantaggio è stato riuscire a centralizzare tutto in un unico posto. Che si tratti della parte contrattuale, della parte finanziaria, delle convenzioni, delle assicurazioni, dei bilanci… Quando si visualizza la scheda del veicolo, tutte le informazioni con una cronologia completa su una singola pagina.

Hai una funzione preferita   ?

Ne ho parecchi sì, che il cruscotto sia personalizzabile, per me è molto pratico. Ad esempio, al mattino ho tutti le notifiche che appaiono e questa visuale mi permette di vedere cosa mi aspetta. Nel mio cruscotto personalizzabile vedo i contratti, le dichiarazioni delle multe in attesa di risposta, quindi so se ci sono delle multe che sono arrivate o meno tramite ANTAI (*), e mi permette di avere una visuale globale.

Apprezzo anche la parte inventario degli ordini, ancora una volta molto pratici, e consentono l’invio degli ordini in una volta sola, di gestire le richieste di preventivi ed i file in comune. È davvero considerevole !

Avete progetti futuri con GAC Technology?

Per il momento, è passato solo un anno da quando usiamo GAC Car Fleet, quindi non vediamo l’ora di usarlo con tutte le sue funzionalità. Ma poiché il nostro parco è in continua evoluzione, potremmo avere delle cose da mettere in atto in futuro. Ho visto con Maud che era possibile fare sviluppi personalizzati.

 

Che consiglio dareste ad un’azienda che ha intenzione di intraprendere un’iniziativa del genere?   ?

Il mio consiglio sarebbe di testare veramente il software prima, chiaramente non si tratta solo di esaminare il costo del software, ma di testarlo per vedere se soddisfa le nostre esigenze quotidiane. Soprattutto, per essere sicuri che non si perderà tempo nel data entry e vedere se l’ergonomia è appropriata.

Per me è molto importante. GAC Car Fleet è il mio strumento di lavoro, io ci lavoro tutto il giorno e quando un collega mi chiama la prima cosa che faccio d’istinto e cercarci l’informazione richiesta.

Se dovessi qualificare GAC Technology in 3 parole   ?

Semplicità, efficienza e completezza.

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