Gestion flotte automobile : pourquoi Tereos a choisi le logiciel Car Fleet ?

Témoignage de Timothée Houdart – « Le plus chez GAC Technology est le côté humain et la flexibilité »

28 mai 2019

Groupe coopératif, Tereos rassemble 12 000 agriculteurs et dispose d’un savoir-faire reconnu dans la transformation de la betterave, de la canne et des céréales. Grâce à 49 sites industriels, à une implantation dans 17 pays et à l’engagement de ses 25 000 collaborateurs, Tereos accompagne ses clients au plus près de leurs marchés avec une gamme de produits large et complémentaire. En 2017/18, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 5 milliards d’euros.

Cas client Tereos : les besoins et attentes initiales du projet de gestion de flotte automobile

  • Trouver une alternative à Excel pour professionnaliser la gestion d’un parc de 400 véhicules.
  • Décharger le gestionnaire des tâches chronophages pour lui permettre de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Optimiser l’analyse des lois de roulages des loueurs pour optimiser les coûts de la flotte automobile.
  • Avoir un outil sans intégration IT complexe pour une implémentation simple et rapide.
  • Travailler avec un acteur capable de se connecter avec nos fournisseurs.
  • Acquérir un logiciel capable bien entendu de gérer la flotte, mais aussi d’optimiser le processus de commande, d’analyser le coût des grilles de fluidité et de réduire les tâches administratives comme la gestion des amendes ANTAI.

Comment Tereos était organisé jusqu’à présent pour gérer son parc automobile ?

Je travaille à la direction des achats en tant que Responsable Achats du domaine frais généraux chez Tereos. Mon équipe a en charge la gestion de la flotte aussi bien sur la partie achat que la partie gestion opérationnelle. Au sein de l’équipe nous avons un gestionnaire de parc.

Il devenait difficile de gérer le parc de manière professionnelle avec simplement un fichier Excel. […] en termes d’optimisation des coûts, on voyait clairement la limite du modèle existant.

Jusqu’à présent nous avions une gestion très manuelle de notre flotte automobile, qui se faisait via un simple fichier Excel. Au fil du temps, Tereos s’est développé et a vu son parc automobile atteindre les 400 véhicules. D’un point de vue opérationnel, il devenait difficile de gérer le parc de manière professionnelle avec simplement un fichier Excel. Concernant les attentes en termes d’optimisation des coûts, on voyait clairement la limite du modèle existant. Nous avons donc dû réfléchir à une solution, pour pallier à ces différentes problématiques.

Comment avez-vous connu GAC Technology ?

Comme vous pouvez vous en douter, nous avons une approche orientée achat. Nous avons eu recours à une analyse de marché et à un appel d’offres. Pour l’analyse de marché, nous avons profité du salon Les Rencontres Flotte Automobile pour échanger avec les différents acteurs du marché. Ainsi nous avons eu une vision des principales solutions. Suite à cela, nous avons sélectionné six prestataires dont l’offre nous paraissait pertinente par rapport à notre besoin.

Ce besoin était double :

  • Dans un premier temps : mieux gérer la flotte de manière à se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le gestionnaire de flotte.
  • Puis, dans un deuxième temps : mieux optimiser les coûts de la catégorie, en particulier l’analyse des lois de roulage des loueurs.

L’appel d’offres a duré 3 mois environ. Cela nour a permis de savoir avec quel acteur nous souhaitions travailler. Nous avons réalisé de nombreux tests de la solution et avons établi un business case pour démontrer le retour sur investissement du logiciel en interne.

A l’issu de cet appel d’offre, nous avons chosi de retenir GAC Technology et son logiciel de gestion de flotte Car Fleet.

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Comment gériez-vous votre flotte automobile avant d’acquérir notre logiciel ?

Tout se faisait à la main avec des tableaux Excel et des mails. Nous avions un workflow pour les validations des commandes en interne. La gestion quotidienne était trop lourde. Arrivée à une certaine taille, nous ne pouvions plus procéder de cette manière. Donc, il fallait trouver un outil.

Qu’attendiez-vous d’un éditeur de logiciel de gestion de parc automobile ?

Je n’avais personnellement jamais travaillé avec un logiciel de gestion de flotte automobile. Donc je n’avais aucune idée préconçue de ce que je souhaitais. L’idée était d’avoir un outil simple à implémenter pour que l’on puisse aller vite. Sans intégration IT complexe. De plus, nous souhaitions travailler avec un acteur déjà très bien implanté sur le marché, déjà connecté avec nos fournisseurs. Il était primordial pour nous que les interfaces se fassent rapidement et facilement.

Nous ne voulions pas juste gérer la flotte, mais aussi optimiser le processus de commande, analyser le coût des grilles de fluidité et réduire les tâches administratives comme la gestion des amendes par exemple.

Le dernier critère, était le fait d’acquérir un logiciel capable de traiter un périmètre assez large. Nous ne voulions pas juste gérer la flotte, mais aussi optimiser le processus de commande, analyser le coût des grilles de fluidité et réduire les tâches administratives comme la gestion des amendes ANTAI par exemple.

A l’issue de cet appel d’offre, nous avons constaté que peu d’acteurs conciliaient la partie gestion de flotte pure avec l’optimisation des coûts.

Comment s’est déroulée la mise en production de GAC Car Fleet ?

Je suis très content de cette mise en production. Ce que j’ai particulièrement apprécié c’est que ce n’était pas compliqué pour nous à mettre en place. Nous n’avions pas besoin d’être expert en IT pour comprendre le processus. Notre chef de projet nous a suivi tout le long de cette intégration et a su être vraiment à l’écoute, disponible. L’équipe support connait le logiciel sur le bout des doigts. Cela nous a permis d’anticiper quelques situations compliquées pendant la mise en production.

Le plus chez GAC Technology aujourd’hui par rapport à d’autres acteurs du marché est le côté humain et la flexibilité du support client.

Aujourd’hui, comment se passe la relation et le projet avec GAC Technology ?

Pendant la mise en production, nous avions mis en place des points de suivi presque chaque semaine. Une fois le logiciel opérationnel, nous avons pris la main et les points avec le service support ont été plus espacés.

Aujourd’hui si j’ai des questions, j’appelle mon chef de projet ou je lui envoie un mail. C’est très facile et j’ai rapidement une réponse.

Comment s’est passée votre formation au logiciel GAC Car Fleet ?

Avant d’avoir la formation sur l’outil nous avions déjà pu voir ce logiciel de gestion de flotte en action lors de démonstration. Donc nous savions très bien à quoi nous attendre.

Globalement, le logiciel est très intuitif et la prise en main plutôt facile. La formation nous a permis de voir l’ensemble du logiciel dans un temps assez court. L’autonomie se fait rapidement notamment grâce à la réactivité de notre chef de projet.

Quelles sont aujourd’hui les fonctionnalités du logiciel qui vous paraissent indispensables ?

Pour moi, il s’agit clairement de l’analyse des grilles de fluidité. C’est un module que je trouve génial. Bien sûr, c’est mon côté direction des achats qui parle mais, ça permet une analyse vraiment importante pour nous. Tout le reste du logiciel a été une belle découverte car ne l’oublions pas, nous partions d’un fichier Excel.

Quels sont vos futurs projets avec GAC Technology ?

A court terme, nous n’en avons pas. Pour le moment, nous nous concentrons sur la bonne mise en place du logiciel. Sur la partie achats et décisions, j’ai quand même quelques idées et besoins qui commencent à émerger concernant l’analyse du TCO en prévisionnel, plus sur la partie appel d’offres.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui envisage de se lancer dans une telle démarche ?

Dans un premier temps, il faut bien connaitre son contexte avec ses besoins. Mettre en place un logiciel juste pour en avoir un, ça n’a aucun intérêt. C’est un investissement financier pour la société, il ne faut pas l’oublier. Mais je pense qu’il est important de choisir un logiciel complet dès le départ car la courbe d’apprentissage est rapide et l’accès à l’ensemble des fonctionnalités devient nécessaire rapidement. Il faut donc prévoir le futur et faire le bon choix en termes d’investissement.

Si vous deviez qualifier GAC Technology en 3 mots ?

Intuitif, complet et humain.

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