Comment réduire les coûts de sa flotte automobile ?

5 conseils pour réduire les coûts de sa flotte automobile

4 février 2020

On estime qu’une voiture de société coûte en moyenne 10 000 euros par an à l’entreprise (tout compris). Cette somme n’est pas anodine. Mais paradoxalement, peu d’entreprises ont conscience de ce poste de dépenses et encore moins décident de s’y attaquer pour l’optimiser. Pourtant, une bonne gestion de parc automobile peut permettre à votre entreprise de réaliser d’importantes économies. Nous vous partageons, dans cet article, 5 conseils pour réduire les coûts de votre flotte automobile.

Suivre la gestion de son parc automobile

Cela peut vous paraître une évidence, mais suivre la gestion de son parc est bien le moyen le plus simple et le plus sûr pour réduire les coûts de sa flotte automobile. Gérer c’est prévoir. Et pour prévoir, il faut détenir l’information.

Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises pour gérer leur parc automobile. Pour des questions évidentes d’efficacité, nous n’aborderons pas celle qui consiste à « suivre » sa flotte de véhicules à l’aide de supports papiers.

Les gestionnaires utilisant Excel passent 80% de leur temps à faire de l’intégration de données et seulement 20% à réellement gérer leur parc.

Dans un premier temps, l’option la plus courante consiste à gérer son parc automobile avec Excel.

Si vous avez les compétences suffisantes en interne, vous pouvez créer un outil pour effectuer un suivi basique de votre flotte. Malgré tout, comme le faisait remarquer Claudia Almeida – gestionnaire du parc automobile d’Audika, la gestion d’une flotte automobile sous Excel présente des risques. Ainsi, on estime qu’au-delà de 50 véhicules, il devient compliqué de gérer un parc dans ces conditions. De plus, les gestionnaires utilisant Excel passent 80% de leur temps à faire de l’intégration de données et seulement 20% à réellement gérer leur parc.

Les inconvénients d’une gestion de flotte automobile sous Excel

  • Consolidation des données compliquée, voire impossible;
  • Gestion des amendes ANTAI chronophage,
  • Risques liés aux données (temps de saisie important, pas d’archivage, erreurs de saisie possibles et compliquées à identifier…),
  • Processus long à mettre à jour en cas de changement de fiscalité ou de réglementation,
  • Options de reporting limitées,
  • Importation automatique des données fournisseurs impossible.

Les entreprises les plus performantes au regard de la gestion de leur flotte s’appuient sur les fonctionnalités de logiciels dédiés à la gestion de parc automobile. Ces progiciels leur font gagner un temps précieux. Ils gomment les tâches chronophages et permettent aux gestionnaires d’analyser et d’optimiser au mieux leurs flottes. Les avantages de gérer un parc de véhicules avec un logiciel sont nombreux. On estime que les plus importantes sont les suivantes :

  • avoir une vue globale à l’instant T de son parc,
  • disposer d’un panel d’outils pour améliorer sa rentabilité,
  • piloter son TCO et maîtriser l’ensemble des dépenses liées à ses véhicules,
  • avoir en main les bonnes données et les bonnes informations pour prendre des décisions efficaces.

Mettre en place une Car Policy

La Car Policy est le règlement intérieur de votre parc automobile. C’est elle qui régit, au sein de votre société, qui a droit à une voiture de fonction, et si c’est le cas, quel type de véhicule est disponible en catalogue. On parle de grille d’attribution et de règles d’utilisation.

C’est votre Car Policy qui détaille les procédures à respecter en cas de sinistre, les partenaires à contacter pour l’entretien du véhicule. Elle rappelle les droits et obligations de l’entreprise et des conducteurs. Enfin, votre Car Policy peut détailler la stratégie RSE que votre entreprise adopte au niveau de sa gestion de flotte automobile.

C’est la bible de la politique automobile de votre entreprise.

ATTENTION

La car policy est un outil indispensable dans une démarche d’optimisation de gestion de flotte automobile. Pourtant, nous vous invitons à le manier avec précaution. Car s’il est évident qu’une flotte automobile représente un coût brut important pour votre entreprise, c’est aussi parfois un élément de motivation RH pour certains collaborateurs. Toucher à la voiture dans l’entreprise, c’est aussi toucher à un élément affectif. Par ricochet, cela peut avoir des répercussions sur l’implication et la performance de certains éléments. Donc avant de rédiger une Car policy très « cost killing » visant à réduire les coûts de votre flotte automobile, pensez à solliciter l’avis des managers au sein de la société.

Impliquer ses collaborateurs

Vous équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile et rédiger une Car Policy précise et détaillée sont 2 éléments prioritaires pour réduire les coûts de votre flotte automobile. Mais ces deux éléments, aussi fondamentaux soient-ils, ne sont pas suffisants. L’élément qui fait la différence est souvent la capacité de l’entreprise à impliquer ses conducteurs dans sa stratégie de gestion de flotte.

Bien communiquer avec vos conducteurs est plus qu’un objectif. C’est une obligation.

On estime que 50% de l’optimisation de votre TCO dépend de l’implication ou non des utilisateurs des véhicules. Bien communiquer avec eux est par conséquent plus qu’un objectif. C’est une obligation. Heureusement, les meilleurs logiciels de gestion de flotte automobile vous permettent de lancer, simplement et rapidement, des campagnes de communication auprès des conducteurs pour les sensibiliser (à l’éco-conduite par exemple) ou leur transmettre des informations.

Certains logiciels ont même des applications mobiles vous permettant de connecter vos conducteurs à votre gestion de flotte avec des fonctionnalités essentielles telles que la recherche de fournisseurs, le relevée kilométriques, etc… Des fonctionnalités qui leur font gagner, à eux-aussi, du temps dans leur quotidien.

Optimiser ses contrats

Contrats de location. Contrats d’assurance. Contrat(s) d’entretien… Ces postes complémentaires cachent souvent des possibilités de réduction de votre TCO. Que vous décidiez de faire jouer la concurrence en interrogeant les acteurs du marché ou de négocier avec vos fournisseurs habituels, il est toujours possible de faire des économies à ce niveau.

Un logiciel de gestion de parc automobile hyper connecté

Gagnez un temps précieux dans la gestion de votre flotte automobile avec notre solution Car Fleet connectée à plus de 130 partenaires (carburants, entretiens, assurances…) de la flotte automobile.

Négocier ses contrats pour réduire les coûts de sa flotte automobile

A titre d’exemple, les meilleurs logiciels de gestion de parc automobile du marché intègrent des modules de commandes pour comparer et mettre en concurrence les loueurs. Genre de fonctionnalités indispensables pour réduire les coûts d’une flotte automobile.

Adapter son parc automobile à ses (véritables) besoins

Enfin, optimiser son parc automobile, c’est de plus en plus souvent se poser la question de l’utilité réelle du véhicule. Mon entreprise a-t-elle réellement besoin d’autant de véhicules ? Tel collaborateur a-t-il besoin de tel véhicule pour assurer sa mission ? Et si oui, a-t-il forcément besoin de telle cylindrée, de telle motorisation ou de telles options (point crucial avec la nouvelle norme WLTP) ?

Les collaborateurs et les entreprises ont tendance à surévaluer leur besoin. Surévaluer le nombre de véhicules dont l’entreprise a besoin pour assurer sa mission. Et surévaluer la grosseur et la puissance du véhicule quand il est impossible de s’en passer. Cette surévaluation est souvent le fruit d’un besoin de “prévoir l’imprévu”. On anticipe “au cas ou”. Evaluer le coût que représente ce “au cas ou” pour votre entreprise peut vous aider à réaliser de grosses économies.

Pour résumer, si votre objectif est de réduire les coûts de gestion de votre parc automobile, vous pouvez suivre ses 5 conseils :

  • Suivez la gestion de votre parc automobile
  • Mettez en place une Car Policy
  • Impliquez vos collaborateurs
  • Optimisez vos contrats
  • Adaptez votre parc automobile à vos besoins
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