5 conseils pour mettre en place une gestion de flotte optimale

18 Fév 2021

Mettre en place et gérer une flotte automobile, surtout quand celle-ci est ou devient conséquente, nécessite une préparation et une organisation pointue. Le bon fonctionnement de la gestion de flotte automobile et la maîtrise des coûts dépendent de la stratégie déterminée en amont. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons établi pour vous une liste de 5 conseils pour bien préparer la mise en place d’une gestion de flotte optimale.

Conseil n°1 : Dédier une personne à cette mission

Gérer une flotte c’est bien, l’optimiser c’est mieux ! L’acteur clé dans ce rôle, pour une entreprise, est la personne en charge du parc automobile : le gestionnaire de flotte automobile. En effet, ses missions et ses actions sont capitales pour la gestion de la vie des véhicules et des coûts liés à ces derniers.

Qui est le gestionnaire de flotte automobile ? Un employé polyvalent avec une forte capacité d’adaptation et une réactivité indéniable. La gestion d’un parc automobile requiert des compétences et des connaissances dans des domaines variés tels que l’automobile, la finance et la fiscalité, les ressources humaines ou même, la communication. A cela doit s’ajouter de la curiosité et une veille régulière pour être au fait des dernières tendances et de l’évolution de la règlementation sur le marché.

La gestion de flotte est un métier à part entière ; privilégiez alors une personne dédiée à temps complet, notamment à partir d’un parc composé de 30 véhicules. Ses qualités d’organisation et de rigueur sont essentielles à la supervision d’une flotte automobile. La surveillance et la maîtrise des dépenses, les contrats arrivant à échéances, les maintenances à prévoir ou même, assurer les démarches administratives sont des tâches qui doivent faire partie intégrante du quotidien du gestionnaire de parc automobile.

Conseil n° 2 : S’équiper du bon outil

Traditionnellement, un gestionnaire de flotte automobile utilise comme base de travail un tableur Excel. Ce dernier offre de nombreuses fonctionnalités permettant de suivre l’ensemble de ses véhicules. Bien que les possibilités soient larges, elles n’en restent pas moins limitées. Toutes les informations et calculs doivent être intégrés manuellement et leur mise à jour nécessite l’intervention du gestionnaire de parc automobile. Les saisies manuelles, les tâches répétitives ou le contrôle de chaque ligne de véhicules peut s’avérer chronophage pour le gestionnaire et être source d’erreur.

Pour permettre au gestionnaire d’éviter cela et de se concentrer sur la finalité de son poste, à savoir, l’optimisation de son parc, il est fortement recommandé de l’équiper d’un outil de gestion dédié. En effet, un logiciel de gestion de flotte automobile sera pour lui un réel assistant au quotidien qui lui fera gagner en efficacité, en autonomie et lui permettra de se concentrer sur la gestion du TCO de son parc ! Le logiciel de gestion de flotte automobile centralise et intègre automatiquement toutes les données externes (loueurs, assureurs, pétroliers, professionnels de maintenance…) et internes (comptabilité, RH…), calcule automatiquement les éléments propres à la gestion de flotte automobile (TVS, TCO, PRK, émissions de CO2…) et vous permet de gérer les infractions en désignant l’auteur en quelques secondes grâce à son module connecté à l’ANTAI (Agence Nationale du Traitement Automatisé des Infractions).

Vous souhaitez savoir pourquoi un outil de gestion dédié est essentiel au gestionnaire de flotte automobile ? Nous vous invitons à lire notre article sur les 10 raisons de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile.

Conseil n° 3 : Se créer un réseau de fournisseurs

Les fournisseurs sont des acteurs clés dans la gestion de flotte automobile. Se créer un réseau en déterminant en amont les professionnels dont vous aurez besoin au quotidien est donc un enjeu capital pour l’entreprise. Les principaux que vous serez amené(e) à côtoyer sont les loueurs, les professionnels de maintenance (réparations, changement des pneus…), les assureurs, les pétroliers et les autoroutiers.

Nous vous recommandons de faire appel à un nombre de fournisseurs le plus restreint possible afin de ne pas vous éparpiller dans la gestion et le suivi administratif. Il est préférable de développer et entretenir des relations de long-terme avec vos fournisseurs après avoir trouvé une organisation et un système de collecte d’informations qui fonctionnent pour être efficace.

Cependant, si vous ne possédez pas de flotte en propre, votre fournisseur majeur sera la société de location de véhicules ; il est alors préférable d’en interroger plusieurs pour chaque renouvellement ou commande. En effet, plusieurs acteurs sont présents sur le marché et offrent une tarification différente. La finalité principale de la gestion d’un parc automobile étant de maîtriser et d’optimiser les coûts, il est nécessaire d’obtenir la meilleure alors n’hésitez pas à mettre en concurrence les loueurs !

Conseil n°4 : Déterminer sa politique automobile

Dans l’optique d’optimiser les coûts de sa flotte et de l’équiper de véhicules qui seront les plus rentables et les plus robustes possible, il est primordial de définir en amont toutes les règles et tous les critères de choix pour votre entreprise et vos collaborateurs. Dans le domaine de la gestion de parc, il s’agit de la politique automobile interne, plus connue sous le nom de Car Policy, document de référence pour le gestionnaire de flotte automobile.

L’élaboration de cette charte automobile est une étape stratégique incontournable pour l’entreprise en matière de gestion de flotte. Elle détermine et encadre toutes les règles de choix et d’utilisation des véhicules propres à votre entreprise. Ainsi, la Car Policy recense les responsabilités de l’entreprise, les droits ou obligations des collaborateurs, les marques et modèles autorisés, etc.

Pour mettre en place une Car Policy efficace, il existe une règle universelle : sélectionner les meilleurs modèles, au meilleur tarif et avec une valeur résiduelle optimale. Définir ces paramètres vous permettra d’optimiser votre TCO et donc, de manière plus générale, le coût de votre flotte. Pour garantir cela, il est recommandé de mettre à jour votre Car Policy une à deux fois par an. Aussi, de par les lois entrées en vigueur telles que la loi des mobilités (LOM) et la norme WLTP, il est important de contrôler les véhicules que vous intègrerez à votre parc en termes d’émissions de C02.

Conseil n° 5 : Contrôler son parc

Pour garder un œil sur son parc automobile et maîtriser son coût, il est primordial de mettre en place un tableau de bord composé d’indicateurs clés. Voici la liste des principaux qui vous seront utiles dans la gestion quotidienne de votre flotte automobile :

La TVS (Taxe sur Véhicules de Société). Il s’agit de la taxe que doit payer une entreprise, chaque année, pour chaque véhicule. Le calcul de la TVS est basé sur 2 éléments, le taux d’émission de C02 du véhicule ou sa puissance fiscale (selon la date de mise en circulation du véhicule concerné), et les émissions de polluants atmosphériques liées au carburant du véhicule, calculées selon la date de sa mise en circulation.
Le TCO (Total Cost Ownership ou coût total de possession). Il s’agit de calculer et analyser le coût qu’engendre réellement l’achat ou la location d’un véhicule auprès du fournisseur. Ce montant englobe l’ensemble des coûts de possession et d’utilisation, directs et indirects (ou coûts cachés), liés à un véhicule durant tout son cycle de vie.
Le PRK (Prix de Revient Kilométrique). Cet indicateur permet de comparer des véhicules et de prendre une décision lors d’une première location ou d’un renouvellement sur une base commune de calcul. Il s’agit également de constater la rentabilité d’un modèle de véhicule et ainsi maîtriser le coût du parc automobile. Ce calcul prend en compte les frais fixes (financement, mise en circulation, assurance, entretien…) et les frais variables (carburant, produits d’entretien, consommables…).
Les émissions de CO2. La tendance actuelle du marché automobile est au verdissement des flottes pour limiter l’impact des véhicules sur l’environnement. La loi LOM et la norme WLTP sont entrées en vigueur pour cadrer les parcs automobile et contraindre les entreprises, notamment, à réduire leur production de CO2. De cette manière, il est impératif de suivre cette donnée, non seulement pour respecter les lois et seuils d’émissions déterminés par le Ministère de l’Ecologie mais aussi pour éviter les dépenses trop importantes relatives aux taxes.
La loi de roulage. Il s’agit de la base d’un contrat de location d’un véhicule. Le gestionnaire s’engage sur un couple durée/distance lors d’une commande passée auprès de son loueur. Selon l’utilisation du véhicule et des trajets réalisés par votre collaborateur, ces données théoriques ne sont pas nécessairement respectées. En cas de sous-roulage, le loyer sera trop élevé par rapport à la consommation réelle et, à l’inverse, en cas de sur-roulage, le prix du loyer peut rapidement augmenter. Suivre et contrôler cette information est donc primordial pour optimiser la loi de roulage et réaliser des économies.

S’ajoutent à cette liste toutes les autres dépenses intervenant dans le cycle de vie d’un véhicule telles que le carburant, la maintenance, les frais liés au véhicule ou au conducteur. Ce sont les frais réguliers qui doivent être pris en compte et surveillés de près pour éviter les dépenses inutiles et trop importantes.

L’efficacité de la gestion de votre flotte dépendra donc de la stratégie mise en place et de l’équipement du gestionnaire de parc. Il est donc essentiel de mettre toutes les chances de votre côté pour assurer une gestion de flotte optimale.

Vous avez besoin de conseils pour gérer votre parc automobile ? N’hésitez pas à nous contacter, toutes les équipes GAC Technology sont à votre écoute.

Vous cherchez un outil permettant de vous assister au quotidien ? Nous vous invitons à télécharger la fiche produit de GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile ou à vous inscrire pour participer à une démonstration de notre outil (gratuite et sans engagement).