Su guía para elegir un software de gestión de flota automóvil

¿Cómo elegir un software de gestión de flota automóvil?

8 marzo 2021

Optimizar la gestión de su parque automóvil es un problema capital para las empresas que quieren dominar sus costes y ganar en eficacidad. Bajo esta óptica, equiparse de un software de gestión de flota aparece a menudo como una solución lógica. Pero hay que saber cómo elegir el correcto software de gestión de parque automóvil. Para ayudarle en su trámite, hemos censados las etapas imprescindible a integrar en su reflexión antes de hacer su elección.

Cuando el parque automóvil de su empresa toma amplitud, las informaciones a tratar (kilometraje, consumo de carburante, histórico del mantenimiento, siniestro, etc.) aumentan de manera exponencial. Un software de gestión de parque automóvil se convierte como indispensable para centralizar todos los datos. Si desea poner de lado las tareas fastidiosas, evitar las entradas manuales y así, reducir  los orígenes de errores, equiparse de una herramienta dedicada es la solución. Esta herramienta le permitirá de definir y seguir unos indicadores claves propias a la gestión de parque automóvil (KPI’s), poner alertas, automatizar algunas tareas.

Cada software comporta unas especificidades, funcionalidades y está en capacidades de contestar o no a algunas necesidades. Antes de emprender su trámite, le recomendamos expresamente de preguntarse que les llevara hacia la herramienta qué contestara a todos sus necesidades.

¿Cuáles son mis necesidades en gestión de flota automóvil?

Antes de lanzarse en búsquedas de soluciones que le ayudaron a administrar mejor su parque de vehiculos de empresas, le aconsejamos de establecer un diagnóstico. ¡La meta es de formular sus necesidades y expectativas a fin de encontrar un software que se adapta a sus necesidades y no el contrario!

A menudo, los problemas liados a la gestión de su parque automóvil contestan a esas 3 problemáticas:

  • REDUCIR LOS COSTOS generados por su flota,

  • FACILITAR EL TRABAJO de gestores de su parque y limitar los errores liadas a la entrada,

  • LIMITAR LOS RIESGOS  liados a la conducción y sensibilizar sus colaboradores.

  • VERDEAR su flota automóvil

¿Un software de gestion de parque de vehiculos es evolutivo?

Una vez sus necesidades y expectativas determinadas, es importante de saber si el software que van a elegir es evolutivo o no. ¿Van a optar por un software de gestión de flota automóvil en modo SaaS o en modo on-premise?

Si eligen un funcionamiento en modo SaaS, tiene la garantía de beneficiar de una herramienta accesible en línea, accesible desde cualquier ordenador con un acceso a internet. La herramienta es regularmente actualizada para que pueden beneficiar a todas sus evoluciones.

Un software on-premise, en cuenta a este, será instalado directamente en local sobre sus servidores y/o ordenadores. A menudo, las actualizaciones de este sistema necesitan una interrupción del servicio y a veces, una prestación suplementaria. Si no realiza esas actualizaciones mayores en tiempo y forma, una interrupción de mantenimiento puede llegar sobre la versión de su software, que generara la perdida de soporte.

En definitivo, es importante de preguntarse: ¿necesito de una herramienta para simplemente ADMINISTRAR el parque automóvil de mi empresa o de una herramienta para OPTMIZAR la gestión del parque automóvil de mi empresa?

¿El software de gestión de flota automóvil ofrece soluciones de automatización?

Según su capacidad o no a automatizar algunas tareas, el software de gestión de flota automóvil puede ser sinónimo de ganancia de tiempo. En efecto, si el software que elije le permite una ganancia de tiempo sobre la gestión cotidiana de su flota automóvil, no olvide que debe también hacerle una ganancia de tiempo sobre la integración de los datos proveedores en la herramienta que desean realizar.

Esas importaciones de datos, que sean externas (de sus proveedores) o internas (unos servicios de contabilidad, RH, etc.) hacen parte integrante de tareas que toman el más tiempo. El interés de abandonar su hoja de cálculo Excel tradicional para pasar sobre un software de gestión de flota automóvil es así la automatización de la integración de datos.

A título de ejemplo, cada mes, los gestores de parque automóvil que utilicen el software GAC Car Fleet  importan de manera automática de más de 33 millones de datos. Durante la implementación de nuestra herramienta, al momento de la configuración y de la personalización de este, pueden integrar automáticamente hasta 12 meses de archivos de datos relativos a su parque.

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con nuestro software GAC Car Fleet que acompaña más de 240 empresasy que administre más de 303 000 vehiculos.

¿Los datos que integra en el software de gestión de parque automóvil son almacenadas en seguridad?

Tener la garantía de beneficiar de un software permitiéndole de automatizar las tareas repetitivas y constante es primordial. Pero no es suficiente. Múltiples empresas olviden de tomar en cuenta la segurización de sus datos y de saber quién es el propietario y como son alojadas.

En calidad de gestor, es en la obligación de tener una herramienta que responde al GDPR. Todos los usuarios de su software no tienen el derecho de tener acceso a todos sus datos. Algunos datos RH, por ejemplo, son sensibles y no pueden ser consultadas que con personas habilitadas a hacerlo.

tableau de bord Gac Car Fleet - logiciel de gestion de flotte automobile

Igualmente piensan a preguntar su prestatario para conocer su política de almacén de datos. ¿Serán almacenadas sobre servidores asegurados?¿ Y si es un si, donde esos servidores son situados? Para más seguridad, prefiere un alojamiento en el país del editor.

Último punto, asegurarse que son propietarios de sus datos y que su proveedor se compromete a restituirle en caso de ruptura de contrato. Sera una lástima de no tener ninguna información sobre la gestión de su parque si desea un día cambiar de software.

¿Voy a beneficiar de un acompañamiento completo por parte del editor de software de gestión de flota automóvil?

Si han elegido un software evolutivo. El editor de software ofrece la garantía de beneficiar de todas sus actualizaciones. Van a poder importar sus archivos, sus datos proveedores y sus datos internas de manera automática. Muy bien. ¿Pero qué hay de la apropiación de la herramienta? ¿Cuál es su nivel de ergonomía?¿ Su funcionamiento es intuitivo?

Además de esos aspectos funcionales, su prestatario es en mesura de poner a su disposición de recursos humanos para formarle al uso del software es un servicio soporte para contestar a su pregunta?

La finalidad de su proceso es de conocer todas las funcionalidades de su nueva herramienta para optimizar la gestión de su flota automóvil.

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¿Cuáles son los servicios y ventajas cubiertos por la prestación del editor de software de gestión de flota automóvil?

La pregunta del costo debe necesariamente llegar al momento de elegir el correcto software para administrar el parque de vehiculos de su empresa.

Más allá que el precio de compra o del costo de la suscripción, debe tomar en cuenta los elementos siguientes que determinaran el éxito o no de su proyecto de reducción de costos de su flota:

  • ¿Hay que pagar para las evoluciones y las actualizaciones del producto?
  • ¿Debo asumir los costos para asegurar y almacenar mis datos?
  • ¿Soy acompañado(a) para configurar y personalizar el software a fin que conteste a mis necesidades?
  • ¿Soy formado(a) a su uso?
  • ¿Puedo beneficiar de una asistencia si tengo una pregunta o si estoy bloqueado(a)?
  • ¿Voy a tener un jefe de proyecto dedicado a mi empresa en mi proveedor?

En definitivo, más allá del precio, es importante de evaluar el beneficio que van a tener del uso de la herramienta. A partir del momento donde le permite de realizar largas economías, es el caso de un software de gestión competente y eficaz, su precio no representa un costo sino una inversión

No olvide que un software de gestión de parque automóvil debe permitirle de ganar tiempo y de adquirir competencias. Haciendo desaparecer al máximo las tareas repetitivas, permite a sus colaboradores de dedicarse a tareas de análisis y de optimización, misión principal que incumbe al gestor de parque automóvil.

Nuestra software de gestión de flota automóvil GAC Car Fleet es una herramienta completa. Acompaña y contesta a las necesidades de más de 240 empresas, multinacional o PYME. Más de 8000 usuarios se conectan cada mes a nuestra herramienta GAC Car Fleet para administrar más de 303 000 vehiculos y 1,6 millardo de euros de gastos.

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