5 consejos para implementar una gestión de flota óptima - GAC Technology

5 consejos para implementar una gestión de flota óptima

8 febrero 2021

Implementar y administrar una flota automóvil, sobre todo cuando esta es o se vuelve consecuente, necesita una preparación y una organización puntiaguda. El bueno funcionamiento de la gestión de flota automóvil y el control de costes dependen de la estrategia determinada anticipadamente. Para acompañarles en este proceso, establecimos para usted una lista de 5 consejos a fin de preparar la implementación de una gestión de flota óptima.

 

Consejo n°1: Dedicar una persona a esta misión

¡Administrar una flota es bueno, pero optimizarla es mejor! El actor clave en este papel, para una compañía, es la persona en carga del parque automóvil: el gestor de flota automóvil. En efecto, sus misiones y sus acciones son capitales para la gestión de la vida de los vehiculos y de los costos vinculados a esos últimos.

¿Quién es el gestor de flota automóvil? Un colaborador polivalente con una fuerte capacidad de adaptación y una reactividad incontestable. La gestión de un parque automóvil requiere unas competencias y unos conocimientos en unos dominios variados tal cuales el automóvil, la finanza y la fiscalidad, los recursos humanos o así mismo, la comunicación. A este hay que añadir de la curiosidad y una vigilancia regular para ser informados de las últimas tendencias y de la evolución de la reglamentación sobre el mercado.

La gestión de flota es un trabajo con todas las de la ley; privilegie entonces una persona dedicada a tiempo completo, sobre todo a partir de un parque compuesto de 30 vehiculos. Esas calidades de organización y de rigor son esenciales a la supervisión de una flota automóvil. La vigilancia y el conocimiento de los gastos, los contratos vencidos, los mantenimientos a predecir o así mismo, asegurar los procedimientos administrativos son tareas que deben hacer parte integrante del cotidiano del gestor de parque automóvil.

Consejo n°2: Equiparse de una buena herramienta

Tradicionalmente, un gestor de flota automóvil usa como base de trabajo una hoja de cálculo Excel. Este último ofrece varias funcionalidades permitiendo de seguir el conjunto de sus vehiculos. Aunque las posibilidades son amplias, se encuentran unos límites. Todas las informaciones y cálculos deben ser integrados manualmente y su actualización necesita la intervención del gestor del parque automóvil. Las entradas manuales, las tareas repetitivas o el control de cada línea de vehiculos pueden mostrarse tediosa para el gestor y producir errores.

Para permitir al gestor de evitar esto y de concentrarse sobre la finalidad de su puesto, por saber, la optimización de su parque, es significativamente recomendado de equipar un software de gestión dedico. ¡En efecto, un logiciel de gestion de flotte automobile será para él un real asistente al cotidiano que le haría ganar en eficacidad, en autonomía y permitirá de concentrarse sobre el TCO de su parque! El software de gestión de flota automóvil centraliza e integra automáticamente todos los datos externos (arrendadores, aseguradores, petroleros, profesionales de mantenimiento…) e internos (contabilidad, RH…), calcula automáticamente los elementos propios a la gestión de flota automóvil (TVS, TCO, PRK, emisiones de CO2…).

¿Desea saber porque una herramienta de gestión dedicada es esencial al gestor de flota automóvil? Le invitamos a leer nuestro artículos sobre las 9 razones de equiparse de un software de gestión de flota automóvil.

 

Consejo n°3: Crearse una red de proveedores

Les proveedores son actores claves en la gestión de flota automóvil. Crearse una red determinando anticipadamente los profesionales cuyo necesitaran a diario es entonces una meta capital para la empresa. Los principales que serán llevados a frecuentar son los arrendadores, los profesionales de mantenimiento (reparaciones, cambio de neumáticos…), los aseguradores, los petroleros y las intersecciones viales.

Los recomendamos de llamar un número de proveedores el más restringido posible a fin de no desparramarse en la gestión y el seguimiento administrativo. Es preferible de desarrollar y mantener relaciones de largo plazo con sus proveedores después de haber encontrado una organización y un sistema de colecta de informaciones que funcionan para ser eficaz.

Sin embargo, si no posean una flota propia, su proveedor principal será la sociedad de alquiler de vehiculos; es entonces preferible de preguntar varios para cada renovación o pedido. En efecto, varios actores son presentes en el mercado y ofrecen una tarificación distinta. ¡La finalidad principal de la gestión de un parque automóvil es de conocer y optimizar los costos, es necesario de obtener la mejor por eso no duden a poner en competencia los arrendadores!

Consejo n°4 : Determinar su politica automóvil

En la perspectiva de optimizar los costos de su flota y de equiparla de vehiculo que seran los mas rentables y lo mas robustos posible, es primordial de definir anticipadamente todas las reglas y todos los criterios de eleccion para su empresa y sus colaboradores. En el dominio de la gestion de parque, se trata de la politica automovil interna, mas conocido bajo nombre de Car Policy, documento de referencia para el gestor de flota automovil.

La elaboración de esta charla automóvil es una etapa estratégica obligatoria para la empresa en relación con la gestión de flota. Ella determina y supervisa todas las reglas de elección y de utilización de vehiculos propios a su empresa. Así, la Car Policy inventaría las responsabilidades de la empresa, los derechos o obligaciones de colaboradores, las marcas y modelos autorizados, etc.

Para implementar una Car Policy eficaz, existe una regla universal: seleccionar los mejores modelos, a las mejores tarifas y con un valor residual óptimo. Definir sus parámetros le permitirá de optimizar su TCO y así, de manera más general, el costo de su flota. Para garantizar esto, es recomendado de actualizar su Car Policy una a dos veces por año. También, con la norma WLTP,  es importante de controlar los vehiculos que integraran a su parque en términos de emisiones de Co2.

Consejo n°5: Controlar su parque

Para guardar un ojo sobre su parque automóvil y dominar su costo, es primordial de implementar un cuadro de indicadores compuesto de indicadores claves. Aquí está la lista de los principales indicadores que le serán útiles en la gestión cotidiana de su flota automóvil:

  • El TCO (Total Cost Ownership o costo total de possession). Se trata de calcular y analizar el costo que generara realmente la compra o el alquiler de un vehicula acerca de un proveedor. Este importe incluye el conjunto de costes de posesión y de uso, directos e indirectos (o costos escondidos), liados a un vehículo durante todo su ciclo de vida.

  • El CPK (Coste por kilómetro). Este indicador permite de comparar unos vehiculos y de tomar una decisión por un primer arriendo o de una renovación sobre una base común de cálculo. Se trata igualmente de constatar la rentabilidad de un modelo de vehículo y así dominar el costo de parque automóvil. Este cálculo toma en cuenta los gastos fijos (financiación, puesta en circulación, seguro, mantenimiento…) y los gastos variables (carburante, productos de mantenimiento, consumibles...).

  • Las emisiones de CO2. La tendencia actual del mercado automóvil es la acción de verdecer su flota para limitar el impacto de vehiculos sobre el ambiente.  La norma WLTP sirve a enmarcar los parques automóviles y obligar a las empresas, particularmente, a reducir su producción de CO2. De esta manera, es imperativo de seguir esta data, no solo para respetar las leyes y umbrales de emisiones determinadas para el Ministerio de la Ecología pero también para evitar los gastos importantes relativos a los impuestos.

  • El sistema de duración/distancia es la base de un contrato de alquiler de un vehículo. El gestor se compromete sobre un sistema de duración/distancia durante un pedido pasado acerca de su arrendador. Según el uso del vehículo y de los trayectos realizados por su colaborador, esos datos teóricos no son necesariamente respectados; En caso de sub-rodadura, el alquiler será demasiado elevado frente al consumo real y, al contrario en caso de rodadura en exceso, el precio del alquiler puede rápidamente aumentar. Seguir y controlar esta información es fundamental para optimizar la ley de rodadura y realizar economías.

Se añade a esta lista todos los otros gastos interviniendo en el ciclo de vida de un vehículo tal cuales el carburante, el mantenimiento, los gastos liados al vehículo o al conductor. Son los gastos constantes que deben ser tomados en cuenta y supervisados de cercanos para evitar los gastos inútiles y mucho importantes.

La eficiencia de la gestión de su flota dependerá así de la estrategia implementada y del equipo del gestor de parque. Es esencial de poner todas las oportunidades a su lado para asegurarse de una gestión de flota óptima.

¿Necesitan consejos para administrar su parque automóvil? No dude a contactarnos, todos los equipos GAC Technology son a vuestra disposicion.

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