Contexte

Global Property Management est administrateur de biens en tertiaire et son métier est exclusivement le Property Management. Présent à Lyon et à Paris Global Property Management gère près de 1 200 000 m² et son effectif est de 22 salariés.

Besoins

Global Property Management, comme beaucoup de Property ou d'Asset Managers, appuie la qualité de ses prestations sur la bonne organisation intellectuelle et matérielle de ses gestionnaires. Ainsi chaque gestionnaire doit veiller à ne pas oublier des échéances importantes. Les informations, ainsi que les documents, doivent être partagées. De plus la gestion d'un bien est souvent collaborative : elle exige la participation de gestionnaires à compétences juridiques techniques et financières. Enfin le métier de Global Property Management impose de faire régulièrement des rapports de gestion à destination des propriétaires ou acquéreurs, et cette tâche impose de nombreuses recherches de documents, tâches et autres actions menées.

Solution

GAC Commitment Manager répond à de nombreuses attentes de Global Property Management.

• un moteur d'alertes : GAC Commitment Manager permet aux gestionnaires de Global Property Management de programmer pour chaque bien (à l'entrée en gestion ou au cours du temps) des alertes liées à des échéances importantes tels que :
  • des contrôles techniques (vérifications d'ascenseurs, contrôles par des bureaux de certification...),
  • des échéances juridiques (collectes des attestations d'assurances des locataires, renouvellement de bail...),
  • des relevés périodiques (relevés de consommations EDF, relevés des entretiens de climatisation...),
  • ...
  De plus un système de bibliothèque de modèles d'alertes permet à Global Property Management de mettre à disposition de ses gestionnaires les "best practices" capitalisées par l'entreprise.
• une solution collaborative : GAC Commitment Manager, disponible en mode SaaS (via un navigateur Web), permet nativement de partager les informations stockées. En cas d'absence d'un gestionnaire de Global Property Management, son responsable ou son collaborateur peut très facilement accéder (s'il en a les droits) aux actions, notes, documents qu'il aura enregistrés dans GAC Commitment Manager,
• un moyen pratique et efficace pour tracer et retrouver les informations clés en quelques clics : des moteurs de recherche permettent de filtrer et retrouver très facilement toutes les actions ou documents liés à un bien, une personne, un intervenant, un équipement, sur une période donnée. Ainsi la constitution des rapports d'activité s'en trouve très nettement facilitée et Global Property Management gagne un temps important sur ces tâches,
• un système de gestion des risques et de protection : GAC Commitment Manager permet de programmer des emails de relances automatiques. Là aussi, les gestionnaires de Global Property Management ne perdent plus de temps sur des tâches sans réelle valeur ajoutée (prévenir en temps et en heure des intervenants extérieurs, relancer des locataires...), ces emails et autres enregistrements sont autant de preuves de la bonne exécution du travail et ils peuvent se concentrer sur leur métier principal : gérer les biens et faire en sorte qu'ils prennent de la valeur.