Besoins

Toutes les collectivités sont en charge de bâtiments, de personnel et de services et les élus, du fait de leurs obligations (notamment d’hygiène et de sécurité), engagent leurs responsabilités. Ainsi un suivi rigoureux des obligations et une organisation sans faille des services concernés doivent être mis en œuvre dans un souci de prévention des risques. Chaque responsable doit veiller à ne pas oublier des échéances importantes. Les informations, ainsi que les documents, doivent être partagés. De plus ces tâches sont bien souvent collaboratives : elles exigent la participation de collaborateurs à compétence juridique, technique et financière. Enfin les élus et responsables des collectivités demandent régulièrement des rapports de gestion ce qui nécessite de nombreuses recherches de documents, tâches et autres actions menées.

Solution

GAC Commitment Manager répond à de nombreuses attentes des Collectivités.

• un moteur d'alertes : GAC Commitment Manager permet aux gestionnaires des collectivités de programmer pour chaque tâche des alertes liées à des échéances importantes tels que :
  • des contrôles techniques (vérifications d'ascenseurs, contrôles par des bureaux de certification, contrôles des aires de jeux ou des installations sportives...),
  • des échéances juridiques (déclarations en préfecture, délais d’affichage...),
  • des relevés périodiques (relevés de consommations EDF, relevés sanitaires en hôpitaux ou dans une piscine...),
  • …
  De plus un système de bibliothèque de modèles d'alertes permet aux collectivités de mettre à disposition de ses collaborateurs les alertes types à surveiller qui permet une capitalisation dans le temps des « meilleures pratiques ».
• une solution collaborative : GAC Commitment Manager, disponible en mode SaaS (via un navigateur Web), permet nativement de partager les informations stockées. En cas d'absences d'un collaborateur de la collectivité, son responsable ou son collègue peut très facilement accéder (s'il en a les droits) aux actions, notes, documents qu'il aura enregistrés dans GAC Commitment Manager,
• un moyen pratique et efficace pour tracer et retrouver les informations clés en quelques clics : des moteurs de recherche permettent de filtrer et retrouver très facilement toutes les actions ou documents liés à un bâtiment, une personne, un intervenant, un équipement, sur une période donnée… Ainsi la constitution des rapports d'activité s'en trouve très nettement facilitée et les équipes de la collectivité gagnent ainsi un temps important et précieux,
• un système de gestion des risques et de protection : GAC Commitment Manager permet de programmer des emails de relances automatiques. Là aussi, les équipes de la collectivité ne perdent plus de temps sur des tâches sans réelle valeur ajoutée (prévenir en temps et en heure des intervenants extérieurs, relancer des partenaires ou des équipes internes...), ces emails et autres enregistrements sont autant de preuves de la bonne exécution du travail. La collectivité a enfin les moyens d’anticiper et de se prémunir des risques encourus.